Le bulletin (Newsletter) d’informations de Juillet de l’Association technique canadienne du bitume (CTAA) inclus une brève description de ce que nous sommes en tant qu’organisation et de ce qu’il y a à faire pour se conformer à la nouvelle Loi canadienne sur les sociétés sans but lucratif. La permanence de la CTAA a donc préparé les « statuts de prorogation » et un nouvel article n°1 de nos règlements. Ces documents ont été révisés par les avocats de l’Association. Le conseil d’administration de la CTAA a également examiné ces documents et a adopté une motion pour approuver les statuts et le règlement n°1, pour l’obtention d’un nouveau certificat conforme à cette nouvelle loi. Ces documents devront être présentés aux membres de l’Association pour leur approbation.
La prochaine étape dans notre processus est de prendre ces deux propositions (prorogation et règlement n°1) et de les présenter aux membres lors de l’assemblée générale annuelle le 18 Novembre 2013, à Saint-Jean (Terre-Neuve) pour fins de discussion. Nous espérons une motion pour soumettre les deux documents, selon notre Constitution et par les lois existantes, à un vote postal qui devrait se tenir en Décembre ou Janvier suivant l’assemblée annuelle. Nous avons inclus des liens dans ce bulletin qui vous permettront d’identifier les propositions (statuts de prorogation et règlement n°1) et une liste décrivant où proviennent les informations contenus dans ceux-ci. Tel qu’il est indiqué dans le bulletin de Juillet, nous avons inclus généralement tous les articles actuels de notre Constitution et les articles existants de nos règlements (By-Law) mais avec un système de numérotation différent.
Les principales modifications apportées par le règlement n° 1 ont été acceptés par vote. Nous avons consulté les personnes nommées au conseil d’administration en tant que membres votants de ce conseil. Selon la nouvelle Loi canadienne sur les sociétés sans but lucratif, la Commission peut nommer un nombre minimal de membres du conseil, mais ils ne peuvent être nommés que pour un mandat à la fois. L’article 4.1 de nos règlements actuels et la section 3.01 de notre nouveau règlement n°1 mentionnent que les représentants du comité directeur de la CTAA pourront siéger au conseil pendant deux ans, donc ils devront être nommés deux fois dans les nouveaux statuts de prorogation (art. 10). Nous avons également modifié les conditions de vote pour une réunion ouverte à tous (assemblée générale annuelle) pour permettre à tous les membres présents à l’assemblée de voter. Nos présents règlements (article 8.6) permettent seulement aux membres généraux et aux membres honorifiques de l’Association de voter, mais il sera difficile de discerner les électeurs dans la salle. Un vote par courrier permettra donc de s’assurer la validité du vote car seuls les membres en règle et les membres honorifiques de la CTAA recevront leur bulletin de vote par la poste.