RÈGLEMENTS DE L’ASSOCIATION TECHNIQUE CANADIENNE DU BITUME
ARTICLE 1 – SCEAU DE L’ASSOCIATION
1. Le sceau dont l’empreinte se trouve en marge sera le sceau de l’Association technique canadienne du bitume.
ARTICLE 2 – BUREAU CENTRAL
1. Le bureau central de l’Association sera établi à Victoria en Colombie-Britannique.
ARTICLE 3 – MEMBRES
1. L’Association comprend quatre catégories de membres: les membres étudiants, les membres généraux, les membres de soutien et les membres honoraires.
2. Un membre étudiant est une personne qui étudie à plein temps dans une maison d’enseignement dont le programme inclut certains aspects de la technologie en matière d’asphalte. Un membre étudiant est proposé comme candidat par son université ou son collège et devient membre étudiant lorsque sa candidature est approuvée par le conseil d’administration de l’Association.
3. Un membre général est une personne qui connaît les caractéristiques et les utilisations des matériaux de l’asphalte ou qui s’y intéresse. Un membre général doit soumettre, dans sa demande, un résumé de son expérience et de ses intérêts, de la façon demandée par le conseil d’administration. Une telle personne devient membre général lorsque sa candidature est approuvée par le conseil d’administration de l’Association.
4. Un membre de soutien est une personne, une entreprise, une société, une agence gouvernementale ou tout autre organisme désirant apporter un appui plus important à l’Association en versant des cotisations plus élevées. Un membre de soutien désigne un représentant. Un candidat devient membre de soutien sur approbation du conseil d’administration de l’Association.
5. Un membre honoraire est une personne qui s’est distinguée dans les activités relatives à cette Association ou qui a rendu des services méritoires à l’Association. Un membre honoraire peut être nommé par dix (10) membres en règle ayant droit de vote. La nomination doit être faite par écrit, adressée au secrétaire-trésorier et signée personnellement par les membres ou être accompagnée des lettres signées. La personne désignée devient membre honoraire après qu’elle a obtenu l’approbation du conseil d’administration de l’Association.
6. Un membre est élu par un vote majoritaire du conseil d’administration.
7. Un candidat refusé ne peut devenir membre pendant au moins un an après sa dernière demande.
8. Tous les membres doivent avoir les droits et les privilèges déterminés par les présents règlements et par le conseil d’administration proprement constitué. Toutefois, le membre étudiant n’ont ni le droit de voter ni le droit d’occuper un poste au sein de l’Association. Les membres généraux, les membres honoraires et le représentant de chaque membre de soutien sont considérés comme membres ayant droit de vote.
9. La démission d’un membre peut être demandée par un vote des trois quarts des membres ayant droit de vote à une assemblée annuelle.
10. La notification de démission à titre de membre ainsi que les demandes visant à changer les représentants des membres de soutien doivent être présentées par écrit au secrétaire-trésorier et, de ce fait, acceptées.
ARTICLE 4 – CONSEIL D’ADMINISTRATION
1. Les affaires de l’Association sont gérées par un conseil d’administration comprenant un président, un premier vice-président, un second vice-président, six administrateurs généraux, soit un par région, les deux derniers présidents qui demeurent membres de l’Association et, au plus, un autre administrateur désigné par le conseil d’administration pour satisfaire aux exigences quant à la représentation professionnelle. De plus, le président (ou l’un des co-présidents) des comités locaux d’organisation qui organisent la conférence de l’année en cours ou celle de l’année suivante sont nommés au conseil d’administration en tant que membres non-votants pour une période appropriée, mais ne dépassant deux ans. Aucun administrateur ne doit avoir moins de dix-huit ans.
2. Les trois personnes dont les noms figurent à l’Annexe A des présents règlements seront nommées les premiers administrateurs de l’Association. Leur mandat se terminera à la prochaine assemblée annuelle de l’Association.
3. À la première assemblée annuelle des membres de l’Association, les administrateurs élus forment le conseil d’administration de l’année suivante.
4. Les administrateurs successifs sont élus pour une période d’un an par les membres à une assemblée annuelle des membres, cette période se situant entre la fin de deux assemblées annuelles consécutives.
2. Les administrateurs généraux peuvent être réélus au conseil d’administration pour un maximum de trois périodes consécutives d’un an. Lorsqu’un administrateur général se retire, il ne peut être réélu comme administrateur de l’Association pendant une année civile.
6. Le poste d’administrateur sera automatiquement considéré vacant:
a) lorsqu’un administrateur démissionne de son poste en donnant un avis écrit à cet effet au secrétaire-trésorier de l’Association,
b) lorsqu’un administrateur se révèle non sain d’esprit ou le devient,
c) lorsqu’à une assemblée extraordinaire des membres, une résolution voulant qu’un administrateur soit retiré de son poste est adoptée par les trois quarts des membres ayant droit de vote à l’assemblée,
d) à la mort de l’administrateur, pourvu que, dans le cas d’un poste devenant ainsi vacant, le conseil d’administration soit autorisé à désigner, par un vote majoritaire, un membre de l’Association au poste vacant.
7. Les administrateurs ne reçoivent pas de rémunération fixe pour leurs services mais, par une résolution du conseil d’administration, les sommes couvrant les dépenses liées à leur présence aux assemblées ordinaires ou extraordinaires peuvent leur être allouées. Rien dans les présentes ne peut être interprété comme indiquant qu’un administrateur ne peut servir l’Association comme directeur ou à tout autre titre et recevoir une indemnité pour ses services. Aucun administrateur ne doit recevoir, directement ou indirectement, de profit de sa position en tant que telle; toutefois un administrateur peut, par une résolution du conseil d’administration, être payé pour toutes dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de ses fonctions; de plus un administrateur lié à ou membre d’une firme engagée dans un commerce ou une profession peut agir au sein de cette firme et recevoir, par une résolution du conseil d’administration, les honoraires professionnels habituels pour tout service professionnel rendu dans le cadre de l’administration des affaires de l’Association.
8. Un administrateur qui se retire doit rester en fonction jusqu’à l’ajournement de l’assemblée au cours de laquelle son retrait est accepté et un successeur est élu. Un administrateur doit rester en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle des membres qui suit son élection ou sa nomination.
9. Le conseil d’administration peut nommer tout agent et engager tout employé comme il le jugera nécessaire de temps à autre, et ces personnes auront les pouvoirs pour remplir les fonctions prescrites par le conseil d’administration au moment de leur nomination ou engagement.
10. La rémunération des directeurs, agents, employés ou membres de comités sera fixée par une résolution du conseil d’administration. Cette résolution est valable jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres seulement, auquel moment celle-ci doit être confirmée par une résolution des membres. En l’absence d’une telle confirmation par les membres, la rémunération des directeurs, agents, employés ou membres de comités cessera d’être payable à la date de cette assemblée.
ARTICLE 5 – DIRECTEURS
1. Les directeurs de l’Association sont le président, le premier vice-président, le second vice-président et le secrétaire-trésorier.
2. La durée du mandat des directeurs de l’Association est d’un an soit, aux fins des présentes, la période entre la fin de deux assemblées annuelles consécutives.
3. Lorsque le président se retire de son poste à la fin de son mandat, le poste est comblé par le premier vice-président, et le poste de ce dernier, par le second vice-président. Le poste de second vice-président est pourvu au moyen d’une élection conforme à l’article 6 des règlements. Le poste de secrétaire-trésorier est rempli ou confirmé par une résolution du conseil d’administration à sa première assemblée suivant l’élection.
4. Une vacance du poste de président est comblée par le premier vice-président, s’il est libre, sinon par le second vice-président.
5. Dans le cas où un directeur serait incapable d’exercer ses fonctions ou ferait preuve de négligence dans l’exercice de celles-ci, le conseil d’administration peut déclarer le poste vacant.
6. Une vacance de tout autre poste que celui du président est comblée par une nomination du conseil d’administration pour le reste du mandat.
ARTICLE 6 – ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS
1. Immédiatement après l’assemblée annuelle, le conseil d’administration établit un comité des nominations pour l’année suivante et désigne le président de ce comité. Le comité des nominations est constitué d’au moins trois membres ayant droit de vote.
2. Lors des années impaires, le comité de mise en candidature doit transmettre les noms des candidats potentiels à l’élection du comité directeur de l’Association pour les régions des provinces de l’Atlantique, de l’Ontario et de l’Alberta. Lors des années paires, les noms des candidats doivent être transmis pour les élections au Québec, dan les provinces des Prairies et des Territoires, et en Colombie-Britannique.
3. Au moins cinq mois avant l’assemblée annuelle, le comité des nominations remet au secrétaire-trésorier de l’Association une liste où figurent au moins deux candidats membres généraux par région, qui seront en nomination pour le poste d’administrateur et, en outre, au moins un candidat pour le poste de second vice-président. Dans le choix des candidats pour les différents postes du conseil, le comité des nominations tient compte de la représentation du point de vue professionnel. Chaque candidat à un poste du conseil aura consenti par écrit à sa nomination avant que le rapport du comité des nominations ne soit remis au secrétaire-trésorier.
4. Au moins quatre mois avant l’assemblée annuelle, le secrétaire-trésorier envoie par la poste aux membres de l’Association la liste des candidats proposés par le comité des nominations. D’autres candidats peuvent être proposés aux postes du conseil de l’Association. Il suffit de présenter au conseil d’administration une demande à cet effet signée par au moins dix membres de l’Association ayant droit de vote dans les trente jours qui suivent l’envoi postal.
5. Au moins soixante jours avant l’assemblée annuelle, le secrétaire-trésorier envoie la liste complète des nominations aux membres de l’Association ayant droit de vote pour un scrutin par lettre. Le vote en vue de l’élection des administrateurs doit se faire en tenant compte des régions. Le président a le pouvoir de nommer des scrutateurs qui doivent compter les bulletins de vote avant le début de l’assemblée annuelle. Le candidat à un poste recevant le nombre le plus élevé de votes est admissible à ce poste. Les résultats du vote sont communiqués au président qui proclame les candidats élus au cours de l’assemblée annuelle.
6. Le président n’exerce son droit de vote que si deux candidats ont le même nombre de votes; son vote sera alors décisif.
ARTICLE 7 – CONDUITE DES AFFAIRES
1. Le conseil d’administration est chargé de la supervision des affaires générales de l’Association. Par résolution, il nomme et destitue les présidents des comités administratif ou technique ou des comités spéciaux comme il le veut et leur assigne certaines tâches ainsi que les pouvoirs jugés nécessaires pour mener à bien le travail de l’Association. Le président nomme ou destitue les autres membres qui feront partie de ces comités.
2. Le président remplit les fonctions d’usage et préside l’assemblée annuelle, les réunions du conseil d’administration, et est membre d’office de tous les comités.
3. Les vice-présidents, par ordre d’ancienneté, remplissent les fonctions du président en son absence. Si le président et les deux vice-présidents sont absents, un président intérimaire nommé par le conseil remplit ces fonctions.
4. Le secrétaire-trésorier assume certaines fonctions additionnelles, offre des cautionnements et reçoit un salaire déterminé par le conseil d’administration. Ses fonctions sont les suivantes:
a) tenir un registre complet de toutes les délibérations ainsi que de la correspondance de l’Association et de son conseil d’administration;
b) envoyer par la poste les avis d’assemblées aux membres du conseil d’administration ou aux membres de l’Association, selon le cas;
c) tenir une liste à jour des membres de l’Association;
d) régler les comptes, sauf ceux qui sont réglés par le comité des arrangements locaux;
e) remplir toutes les autres fonctions habituellement inhérentes au poste de secrétaire;
f) remplir toutes les autres fonctions habituellement inhérentes au poste de trésorier.
5. Le président, le premier vice-président et le secrétaire-trésorier signent pour le compte de l’Association. Le secrétaire-trésorier a la garde et l’usage du sceau de l’Association.
6. Les livres de l’Association doivent être fermés le trentième jour de juin de chaque année et ils doivent être vérifiés annuellement sous la direction du conseil d’administration. Les membres ayant droit de vote doivent, à chaque assemblée annuelle, nommer un vérificateur pour vérifier les comptes de l’Association et celui-ci demeure en fonction jusqu’à la prochaine assemblée annuelle, pourvu que les administrateurs puissent combler toute vacance fortuite du poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur doit être fixé par le conseil d’administration. Le vérificateur doit être indépendant de l’Association et de ses membres.
7. Le comité des arrangements locaux doit être établi par avis écrit du conseil d’administration et a pour objet la prise des dispositions nécessaires à la tenue de l’assemblée annuelle et de la conférence technique. Le comité des arrangements locaux doit avoir :
a) un président nommé par le conseil;
b) le pouvoir de tenir un compte dans une banque désignée par le conseil pour une durée établie par ce dernier;
c) le pouvoir de recevoir des paiements et de régler les comptes directement liés à la conférence locale;
d) la responsabilité de faire rapport au président de l’Association;
e) un budget, un local et un programme de conférence approuvé par le conseil avant sa mise en oeuvre.
ARTICLE 8 – ASSEMBLÉES ET DROIT DE VOTE
1. L’Association tient une assemblée annuelle et toutes les autres réunions autorisées par le conseil d’administration. Un avis à cet effet est envoyé à tous les membres au moins trente jours avant la date de chaque assemblée. Toutes les assemblées annuelles de l’Association doivent être tenues au Canada, sauf si une majorité des membres ayant droit de vote en décide autrement.
2. Des assemblées extraordinaires de l’Association peuvent être convoquées par le président à tout moment ou, en son absence, par le premier ou le second vice-président ou encore par le secrétaire-trésorier, à la demande écrite d’un nombre majoritaire de membres du conseil d’administration ou à la demande écrite d’au moins dix pour cent des membres de l’Association ayant droit de vote.
3. Un avis de trente jours est donné à tous les membres de l’Association pour toute assemblée extraordinaire. L’avis mentionne l’objet de l’assemblée et aucune autre affaire ne doit y être officiellement traitée.
4. Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par année, à la date et à l’endroit choisis par le conseil. Un avis raisonnable de toutes les réunions du conseil d’administration doit être envoyé à tous les administrateurs. On peut déroger à cet envoi pour les administrateurs présents. Si tous les administrateurs sont d’accord, un ou plusieurs d’entre eux peuvent participer à la réunion par le biais d’une conférence téléphonique.
5. Pour les assemblées de l’Association, le quorum est de dix membres ayant droit de vote et pour les assemblées du conseil d’administration, il est de quatre administrateurs.
6. À l’exception des membres étudiants , tous les membres sont considérés comme ayant droit de vote et ce droit de vote est égal à toutes les assemblées de l’Association. Tous les administrateurs ont un droit de vote égal à toutes les réunions du conseil d’administration. Toutes les questions soumises au vote à ces deux paliers doivent être adoptées par un vote majoritaire simple, sauf indication contraire des présents règlements ou des dispositions de la Loi sur les corporations canadiennes, telle qu’amendée.
7. Toutes les réunions de l’Association et du conseil d’administration doivent être dirigées selon le Robert’s Rules of Order, sous réserve des présents règlements et des statuts de l’Association.
ARTICLE 9 – INDEMNITÉS DES ADMINISTRATEURS ET DES AUTRES PERSONNES
1. Chaque administrateur ou directeur de l’Association ou autre personne qui s’engage ou est sur le point de s’engager à assumer une responsabilité au nom de l’Association ou d’une entreprise contrôlée par l’Association et par ses héritiers, exécuteurs testamentaires, curateurs, succession et effets, respectivement, est protégé par les fonds de l’Association, contre:
a) la totalité des coûts, frais et dépenses que l’administrateur, directeur ou autre personne subit ou engage relativement à toute action ou poursuite ou à tout procès intenté(e), engagé(e) contre lui ou à l’égard de toute action, de tout contrat, etc., fait(e) ou permis(e) par lui dans l’exécution des devoirs de son poste, ou relativement à celle-ci, et contre toute telle responsabilité;
b) la totalité des autres coûts, frais et dépenses subis ou engagés à l’égard de ces affaires, sauf les coûts, frais et dépenses résultant de négligence ou de manquement volontaire.
ARTICLE 10 – COTISATIONS
1. Les cotisations annuelles, établies par le conseil d’administration, sont payables à l’avance en janvier de chaque année.
2. L’admission d’un candidat comme membre dépend du paiement de la cotisation pour l’année en cours dans les trente jours suivant la réception de l’avis d’admission envoyé par le secrétaire-trésorier.
3. En cas de défaut de paiement de la cotisation ou de toute autre somme approuvée par l’Association dans les trois mois suivant la date à laquelle elles sont dues, et à condition qu’il ait reçu un avis préalable, un membre doit renoncer à ses droits. Après un autre avis d’un mois, si les cotisations ou obligations en question demeurent impayées, le conseil d’administration peut à sa discrétion rayer le nom de ce membre de la liste des membres.
4. Le conseil d’administration est de plus autorisé à prendre toute mesure jugée dans l’intérêt de l’Association concernant tout cas spécial ayant trait aux cotisations.
5. Un membre étudiant, un membre général ou un membre de soutien a le droit de recevoir une copie des procès-verbaux publiés durant la période où il est membre, ou toute autre publication déterminée par le conseil d’administration. S’il en fait la demande au secrétaire-trésorier, un membre honoraire peut recevoir annuellement une copie des procès-verbaux.
ARTICLE 11 – MODIFICATIONS ET INTERPRÉTATION
1. Tout projet de modification des règlements, qu’il soit signé par au moins quinze membres en règle ayant droit de vote ou adopté comme une résolution du conseil d’administration, doit être présenté au secrétaire-trésorier au moins soixante jours avant l’assemblée annuelle. Les modifications proposées peuvent être discutées et modifiées à l’assemblée annuelle puis adoptées au moyen d’un scrutin par lettre par une simple majorité des membres présents ayant droit de vote. Si ces modifications font l’objet d’un scrutin par lettre, leur adoption requiert les deux tiers des voix exprimées dans les soixante jours suivant l’envoi des bulletins de vote, sous réserve de l’entrée en vigueur de toute modification uniquement après son approbation par le ministère de la Consommation et des Corporations, en vertu des exigences de la Loi sur les corporations canadiennes, telle que modifiée.
2. Dans les présents règlements et dans tout autre règlement de l’Association émis à l’avenir, à moins que le contexte ne le suggère autrement, les mots singuliers ou masculins comportent le nombre pluriel ou le genre féminin, selon les circonstances, et vice versa.
EN FOI DE QUOI nous avons apposé notre signature à Victoria en Colombie-Britannique, ce 20e jour du mois d’août 1988.
DAVID DOUGLAS GREVILLE HAROLD KENNEDY FRASER CECIL BRUCE DAWLEY
ANNEXE A
ASSOCIATION CANADIENNE DES TECHNIQUES DE L’ASPHALTE
LISTE DES PREMIERS ADMINISTRATEURS
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DAVID DOUGLAS GREVILLE Directeur des comptes – asphalte 4001 Cummings Place North Vancouver, C.-B. V7G 2E8 |
HAROLD KENNEDY FRASER Entrepreneur 945 Sherwood Lane West Vancouver, C.-B. V7L 3Y1 |
CECIL BRUCE DAWLEY Ingénieur professionnel 56 Millpark Way S.W. Calgary, Alb. T2Y 2N1 |